Las ventajas de contratar a un wedding planner
Planificar, preparar y organizar una boda es todo un reto. Hay que tomar una serie de decisiones, acordarse de los plazos, vigilar el presupuesto y llevar la vida cotidiana.
No todo el mundo tiene cabeza, tiempo y predisposición para ello. Es entonces cuando hay que buscar ayuda y ésta es un wedding planner que se encargue de los preparativos y te quite de la cabeza lo que hay que hacer y cuándo. ¿Cómo es esa cooperación, dónde hay que mirar y a qué hay que prestar atención?
Si estas buscando un wedding planner en Valladolid, hemos analizado 5 empresas especialmente para ti, para mostrarte cómo es trabajar con un asesor de bodas y facilitarte la decisión.
¿Quién es un wedding planner?
Un wedding planner es una persona que se encarga de toda o parte de la organización de una boda y de la recepción. Esto significa que se encarga de todas las fases de la planificación y los preparativos y, si los novios lo desean, también gestiona la ceremonia y la recepción.
Sin embargo, un wedding planner no es sólo un colaborador, sino más bien un «amigo», que con una mirada sobria maniobra entre las necesidades y expectativas de los novios, un presupuesto establecido y los subcontratistas.
Un buen wedding planner tiene que ser versátil y sentirse bien tanto en los cálculos de Excel, como en atajar imprevistos y actuar de acuerdo con el plan. Y cuando ese plan se desmorona, el consultor debe encontrar rápidamente otra solución.
La empatía, la paciencia, la organización y el servicio de primera categoría deberían estar incluidos en el paquete de honorarios del servicio.
Responsabilidades de un wedding planner
Wedding planner es una profesión cargada de gran responsabilidad y disciplina. Una boda y una recepción son celebraciones que tienen lugar probablemente una vez en la vida y queremos que sean perfectas.
La organización implica mucho estrés, situaciones imprevistas, pero también negociaciones con los subcontratistas y asegurarse de que todo esté perfecto.
Al mismo tiempo, esperamos que la persona que organice nuestra boda muestre creatividad e ideas para una ambientación musical y una decoración únicas. Por ello, la confianza total es muy importante en la cooperación.
Gama de servicios de un wedding planner
Un asesor de bodas es una persona que no sólo vigila el calendario, sino que recuerda los siguientes pasos de los preparativos y se ocupa de todos los detalles.
Gran parte de su trabajo consiste en buscar, seleccionar y presentar ofertas de subcontratistas y negociar con ellos. Hay una gran actividad en el ámbito de todas las empresas que hemos analizado:
- Invitaciones de boda y papelería
- Maquillaje y peinado
- Ramo de novia
- Anillos de boda
- Fotógrafo y videógrafo
- Banda y dj
- Vestido y traje de boda
- Decoración de la iglesia y del salón de bodas
- Coche de boda
- Alquiler de locales para bodas
- Catering para bodas
- Tarta de boda
- Alquiler de autocares
- Alojamiento para los invitados a la boda
- Escuela de baile
- Confirmación de la llegada de los invitados
- Regalos para invitados y padres
La mayoría de las empresas están abiertas a las necesidades y requisitos individuales de los novios. Lo mejor es contarlo durante el primer encuentro.
Además de las actividades típicas de organización y cooperación con los subcontratistas, un wedding de bodas también puede estar presente en la boda y el banquete y comprobar si todo va según el plan, si no hay retrasos o situaciones imprevistas.
Primer contacto con un wedding planner: ¿Cómo debería ser?
Dependiendo de la empresa, el primer contacto puede ser diferente. Por lo general, se trata de una reunión en la que se discuten todos los asuntos, el alcance de los servicios, los precios y los temas individuales.
Muchos consultores han preparado un cuestionario electrónico que puedes rellenar antes de la entrevista. Esto permite al wedding planner prepararse mejor y ofrecer algunas soluciones iniciales de inmediato.
Algunas empresas ofrecen sus servicios a distancia, por ejemplo, a parejas de otra ciudad o país. En estos casos, las herramientas de comunicación son Zoom, Skype o el correo electrónico tradicional.
La primera reunión suele ser sin compromiso, por eso vale la pena prestar atención a la forma en que nos habla la wedding planner, qué temas toca y hacer todas las preguntas posibles.
Gracias a esto será más fácil sentir si estamos en una longitud de onda similar y si tenemos un sentido común de estilo y enfoque de la vida. Esto es muy importante, porque desde el momento de la firma del contrato el wedding planner será la persona con la que estarás en contacto constante.
Se recomienda empezar a trabajar con un wedding planner 12 meses antes de la boda.
Cooperación con un wedding planner: ¿parcial o total?
Ya en la primera reunión debe estar preparado el alcance de los servicios que quiere encargar. Sin embargo, no vale la pena ceñirse a esta lista, sino escuchar al asesor.
Puede que no te suponga una gran diferencia delegar una tarea adicional, pero te ahorrará mucho tiempo y estrés.
La primera reunión es muy importante, tras la cual la mayoría de los wedding planner preparan una oferta a medida ajustada a tus expectativas y necesidades individuales.
Prácticamente todos los profesionales ofrecen tanto la organización integral de la boda y el banquete como la presencia en la ceremonia y la asistencia parcial. En ambos casos vale la pena determinar el alcance exacto de las actividades, que luego se anotarán en el contrato.
Un servicio completo es perfecto para parejas ocupadas, parejas con un niño pequeño o parejas con otras tareas que no les permiten ocuparse completamente de la organización de la boda.
También es una solución perfecta para las personas que viven en el extranjero y no conocen la realidad de los precios en España y no quieren trabajar a distancia.
En el caso de un servicio parcial, eres tú quien decide lo que quiere confiar al wedding planner. Puede tratarse de cuestiones relacionadas únicamente con la organización de la boda, la ayuda en los preparativos de los novios o cuestiones relacionadas con la decoración del salón de bodas.
También depende de ti si quieres que el wedding planner coordine la ceremonia in situ: encargarse de las mesas, de la animación infantil, de las atracciones adicionales o del menú.
Contrato con un wedding planner y subcontratistas: ¿a qué se debe que prestar atención?
Todos los wedding planner profesionales firman un contrato. Es el documento más importante de su cooperación, por lo que es necesario familiarizarse con todas sus disposiciones.
Recuerda que el contrato debe proteger no sólo los intereses del consultor, sino también los suyos. Por lo tanto, debe incluir no sólo el alcance de los deberes, sino también la responsabilidad y las normas de cooperación.
En el caso de algunos profesionales, esto implica también la realización de pagos a las empresas colaboradoras. En este caso, es necesario determinar las reglas: si se transfieren cantidades mayores a la cuenta del wedding planner de antemano o se paga la totalidad del importe sólo después de la prestación del servicio.
O tal vez el wedding planner sólo vigila las fechas y tú pagas las transferencias. Algunas empresas se encargan de los pagos que tienes que hacer en efectivo el día de la boda, así que no tienes que andar con sobres, desde la banda de música hasta los animadores infantiles porque el wedding planner se encargará de ello.
Wedding Planner: resumen
La cooperación con un wedding planner es definitivamente una opción a considerar. Incluso si no quieres decidirte por una asistencia integral, sin duda te aliviará de los asuntos que más tiempo consumen, para que puedas dedicar tiempo a otros preparativos.
Antes de elegir un wedding planner en particular, durante la reunión, haga cualquier pregunta que te preocupe. Esto te permitirá conocer mejor al wedding planner y te facilitará la elección final.
